1. Vorraussetzung für den Jahresabschluss ist die vollständige Buchung des vergangenen Jahres. Somit sind sowohl alle Bankkonten als auch Bar-Kassen des Rechtsträgers inklusive Dezember zu Ende zu buchen.

2. Anschließend ist es sehr sinnvoll die Buchungen des Jahres durch ein weiteres Augenpaar zu prüfen. Besonderes Augenmerk sollte auf Umsatzsteuerkonten, Durchlaufende Konten sowie Verbindlichkeitskonten gelegt werden, die zum Ende des Jahres ausgeglichen („auf 0 stehen“) sein sollten. Fehler schleichen sich beispielsweise ein bei unterschiedlichen Steuersätzen oder der Nutzung von Kostenstellen ein.

Anschließend ist es sinnvoll die Abschreibungen zu tätigen.

Beständige Güter, die über 1000€ Anschaffungskosten haben, bekommen in der Buchhaltung des Anlagevermögens ein eigenes Konto spendiert und werden entsprechend der Abschreibungstabelle des Finanzamts über einen bestimmten Zeitraum in der Bilanz geführt. Der Wert wird jährlich entsprechung der Nutzungsdauer gemindert (z.B. ein Fünftel oder ein Zehntel). Diese Tabelle wird AfA-Tabelle genannt wobei AfA für ‚Absetzung für Abnutzung‘ steht. Der Wert wird jährlich entsprechung der Nutzungsdauer gemindert (z.B. ein Fünftel oder ein Zehntel).Beispiel: Ein Gut kostete 6000€. Die Nutzungsdauer wird in der AfA Tabelle mit zehn Jahren angegeben. Somit wäre die jährliche Abschreibung 600€. Im Anschaffungjahr wird entsprechend der genutzten Monate abgeschrieben. Das bedeutet es wird nicht der jährliche Abschreibungsbetrag genutzt. Hat man das Gut beispielsweise am 27. Mai angeschafft, kann man das Gut für alle Monate von Mai bis Dezember - also 8 Monate - abschreiben. Bleiben wir bei dem Beispiel von gerade eben wären dies (600€/12)*8=400€ im ersten Jahr.

Diese Sachkonten bleiben so lange in der Buchhaltung erhalten, wie das Gut im Betrieb genutzt wird. Erst bei Verkauf oder Entsorgung wird das Konto aufgelöst, der verbliebene Betrag (1 cent oder 1 €) werden auf sonstiges betriebliche Erträge gebucht.

Güter in einem Wert zwischen250-1000€werden aufein jährlichesSammelkonto GWG (geringwertige Wirtschaftsgüter) gebucht. Diese werdenpauschal mit 20% abgeschrieben.Dieses Konto wird 5 Jahre fortgeführt und jährlich zu 20% abgeschrieben. Anschließend wird es aufgelöst. Man hat also immer gleichzeitg fünf Konten für geringwertige Wirtschaftsgüter. Das aus diesem Jahr und das von den vier Jahres zuvor.

Verkauf von Anlagegütern:1. Das Gut wird für die Anzahl Monate abgeschrieben, die es sich noch im Betrieb befand. 2. Das Gut wird verkauft. Buchung wird im Zweifel gesplittet in Restbetrag auf dem Konto des Anlagevermögens und sonstige betriebliche Erträge.

Im ÖGB gibt es eine halbwegs übersichtliche Tabelle des Anlagevermögens. Darin werden die Zugänge und Abgänge mit Anschaffungsdatum und Nutzungsdauer notiert. Daraus