1. Vorraussetzung für den Jahresabschluss ist die vollständige Buchung des vergangenen Jahres. Somit sind sowohl alle Bankkonten als auch Bar-Kassen des Rechtsträgers inklusive Dezember zu Ende zu buchen.

2. Der folgenden Vermerke stammen aus der Übergabe von Lisa zu Marcus und beschreiben die bis dahin übliche Praxis.

3. Abgrenzungen: Es ist möglich Vorgänge, die zwar erst im kommenden Jahr stattfinden werden, aber buchhalterisch ins aktuelle Jahr gehören, bereits zu erfassen. Es wird unterschieden in Aktive- und Passive Rechnungabgerenzung. Tritt eine Ausgabe bereits im alten Jahr auf, die aber auf eine Gegenleistung im kommenden Jahr zielt (z.B. vorauszuzahlende Miete oder Pacht, Vorkasse) wird diese Ausgabe normal getätigt und der Betrag auf das Konto Aktive Rechnungsabgrenzung gebucht. Findet eine Leistungserbrinung des eigenen Unternehmens erst im kommenden Jahr statt, wurde aber bereits eine Zahlung im gegenwärtigen Jahr getätigt wird analog verfahren, allerdings wird das Konto Passive Rechnungsabgrenzung genutzt. Im folgenden Jahr werde die Beträge dieser Konten auf die richtigen Aufwands- beziehungsweise Ertragskonten gebucht.

4. Anschließend ist es sehr sinnvoll die Buchungen des Jahres durch ein weiteres Augenpaar zu prüfen. Besonderes Augenmerk sollte auf Umsatzsteuerkonten, Durchlaufende Konten sowie Verbindlichkeitskonten gelegt werden, die zum Ende des Jahres ausgeglichen („auf 0 stehen“) sein sollten. Fehler schleichen sich beispielsweise ein bei unterschiedlichen Steuersätzen oder der Nutzung von Kostenstellen ein.

Anschließend ist es sinnvoll die Abschreibungen zu tätigen.

• Beständige Güter, die über 1000€ Anschaffungskosten haben, bekommen in der Buchhaltung des Anlagevermögens ein eigenes Konto spendiert und werden entsprechend der Abschreibungstabelle des Finanzamts über einen bestimmten Zeitraum in der Bilanz geführt. Der Wert wird jährlich entsprechung der Nutzungsdauer gemindert (z.B. ein Fünftel oder ein Zehntel). Diese Tabelle wird AfA-Tabelle genannt wobei AfA für ‚Absetzung für Abnutzung‘ steht. Der Wert wird jährlich entsprechung der Nutzungsdauer gemindert (z.B. ein Fünftel oder ein Zehntel).Beispiel: Ein Gut kostete 6000€. Die Nutzungsdauer wird in der AfA Tabelle mit zehn Jahren angegeben. Somit wäre die jährliche Abschreibung 600€. Im Anschaffungjahr wird entsprechend der genutzten Monate abgeschrieben. Das bedeutet es wird nicht der jährliche Abschreibungsbetrag genutzt. Hat man das Gut beispielsweise am 27. Mai angeschafft, kann man das Gut für alle Monate von Mai bis Dezember - also 8 Monate - abschreiben. Bleiben wir bei dem Beispiel von gerade eben wären dies (600€/12)*8=400€ im ersten Jahr.
• Diese Sachkonten bleiben so lange in der Buchhaltung erhalten, wie das Gut im Betrieb genutzt wird. Erst bei Verkauf oder Entsorgung wird das Konto aufgelöst, der verbliebene Betrag (1 cent oder 1 €) werden auf sonstiges betriebliche Erträge gebucht.
• Güter in einem Wert zwischen250-1000€werden aufein jährliches Sammelkonto GWG (geringwertige Wirtschaftsgüter) gebucht. Diese werdenpauschal mit 20% abgeschrieben.Dieses Konto wird 5 Jahre fortgeführt und jährlich zu 20% abgeschrieben. Anschließend wird es aufgelöst. Man hat also immer gleichzeitg fünf Konten für geringwertige Wirtschaftsgüter. Das aus diesem Jahr und das von den vier Jahres zuvor.
• ALTERNATIVE: Geringwertige WIrtschaftsgüter zwischen 250,01 und 800€ können sofort abgeschrieben werden. Dies kann man über die direkte Buchung auf ein Aufwandskonto erledigen oder durch Buchung auf ein GWG Konto, welches am Ende des Jahres vollständig abgeschrieben wird. Entscheidet man sich für diese Variante (man sich jedes Jahr umentscheiden), dürfen Güter zwischen 850€ und 1000€ nicht über das Sammelkonto welches über 5 Jahre abgeschrieben wird gehandhabt werden, sondern müssen anhand der AfA Tabelle abgeschrieben werden.
• Verkauf von Anlagegütern:1. Das Gut wird für die Anzahl Monate abgeschrieben, die es sich noch im Betrieb befand. 2. Das Gut wird verkauft. Buchung wird im Zweifel gesplittet in Restbetrag auf dem Konto des Anlagevermögens und sonstige betriebliche Erträge.
• Im ÖGB gibt es eine halbwegs übersichtliche Tabelle des Anlagevermögens. Darin werden die Zugänge und Abgänge mit Anschaffungsdatum und Nutzungsdauer notiert. Daraus ergiebt sich die erste und die anschließende jährliche Abschreibung. Die Tabelle befindet sich gegenwärtig unter: Verwaltung/ÖGB/Finanzen/Jahresabschluss

Vereine und andere Unternehmen dürfen nach gesetzlichen Vorgaben Rücklagen für den späteren Verbrauch bilden können. Die Regeln für das Erstellen von Rücklagen finden sich hier.

Entsprechend den Regeln und Bedürfnissen des Unternehmens können nun Rücklagen gebildet werden.

Nun sollte die Buchhaltung in einem Zustand sein, in dem sie nicht mehr verändert wird. Nun angefertigte Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen stellen also das Endergebnis eines Jahres dar. Nun können die Steuererklärungen auf elster.de gemacht werden. Dies sind:

• Körperschaftssteuererklärung
• Umsatzsteuerklärung
• Gewerbesteuererklärung

E-Bilanz mit lexware verschicken

1. GuV, Bilanz möglichst getrennt nacht Ideelem Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieben und wirtschaftlichen Geschäftbetrieben.

2. Anlagespiegel

3. Tätigkeitsbericht des Vereins, ggf. Mitgliederversammlung

4. Rücklagenspiegel

5. Satzung bei Satzungsänderungen

(6. Mittelverwendungsrechnung)

(7. Übersicht über ausgezahlte Honorare und Übungsleiterpauschalen)

• Die Gewinn- und Verlustrechnung ist für den ÖGB an den Paritätischen Wohlfahrtsverband zu schicken. Daraus ergiebt sich nämlich der jährlich zu zahlende Mitgliedsbeitrag.
• Das Finanzamt wird sich irgendwann mit den Steuerbescheiden melden. Im besten Fall sind keine Steuern zu zahlen.
• Für das kommende Jahr müss im Buchhaltungsprogramm die Saldenvorträge vorgenommen werden, da sich viele Konten (Anlagevermögen, Verbindlichkeiten, Rücklagen usw.) fortschreiben.