Neukonzeption zentraler IT-Infrastruktur in der KONK

Anlässe

Es gibt derzeit mehrere Anlässe sich mit dem Thema zentrale IT-Infrastruktur in der Kommune zu beschäftigen:

Die Unterstützung der Firma Microsoft für das Betriebssystem Windows 7 wurde am 14. Januar eingestellt.
Die beiden in der Kommune betriebenen Netzlaufwerke Synology (2 TerraByte) und netdisk (500 Gigabyte) laufen regelmäßig voll und sind derzeit nicht gegen Ausfall gesichert.
Viel Software, die in der Kommune genutzt wird, ist sogenannte proprietäre Software, deren Programmcode nicht einsehbar ist. Durch deren Nutzung begiebt man sich in die Abhängkeit der Vermarktungskonzepte der herstellenden Firmen.

Relevanz

Die oben genannten Anlässe sind prinzipiell unabhängig voneinander. Sie haben jedoch (mögliche) Folgen für die Arbeitsbereiche und den Kommunealltag. Diese wollen wir kurz schildern.

Was bedeutet Beendigung der Unterstützung von Windows 7?

Viele Computer in unseren Arbeitsbereichen nutzen Windows 7 als Betriebssystem. Dieses Betriebssystem ist 10 Jahre alt und weit verbreitet. Es hatte und hat vermutlich immernoch Sicherheitslücken, deren Ausnutzung zu Datenverlust, Spionage oder Übernahme des Rechners führen können.Windows 10 - der empfohlene Nachfolger - ist dafür bekannt umfänglich Daten der Nutzung an Microsoft zu senden. Microsoft wird ab dem 14. Januar bekannt gewordene Sicherheitslückenauf Windows 7 nicht mehr schließen. Auf diesen Computern Windows 7 weiter zu betreiben ist ein dauerhaftes Sicherheitsrisiko.

Die Buchhaltungssoftware, die in den Arbeitsbereichen Verwaltung, Rote Rübe, Kommbau, GfK,Tagespflege und Tagungshaus benutzt wird, läuft nur auf Windows. Der Kundensupport von lexware teilte Marcus mit, dass die 2021er Version vermutlich nicht mehr auf Windows 7 laufen werde.

Netzwerkspeicher

Wir betreiben in der Kommune zwei Netzwerkspeicher. Dort legen Arbeitsbereiche und Personen Dateien ab, um von verschiedenen Computern darauf zugreifen zu können oder Daten an einem zweiten Ort zu sichern. Beide Laufwerke laufen immer mal wieder voll, woraufhin ihr gebeten werden dort wieder Daten zu löschen. Gegenwärtig stehen beide Laufwerke im Verwaltungsflur im Serverschrank. Eine regelmäßige, automatisch Datensicherung findet derzeit nicht statt. Marcus sichert unregelmäßig manuell. Bei einem Hardwaredefekt oder Brand würden Daten verloren gehen.

Freie Software

Freie (Open Source) Software hat gegenüber proprietärer (unfreier) Software mehrere Vorteile:

sie kann kooperativ von Einzelpersonen, Gruppen und Firmen erstellt werden
von einer Nutzung kann niemand ausgeschlossen werden
sie ist in der Regel sicherer, da Schwachstellen einsehbar sind und schneller geschlossen werden
Anwender sind nicht von einer Firma und deren Vermarktungstrategien abhängig
freie Software ist üblicherweise kostenlos

Szenario

Wir wollen diese Umstände gerne als Chance nutzen, um zentrale IT in der Kommune anders zu gestalten. Wir schildern im Folgenden welche Veränderungen wir vorschlagen und warum.

1. Anschaffung eines neuen Netzwerkspeichers

Wir schaffen einen neuen Netzwerkspeicher an, der so dimensioniert ist, dass er für die nächsten 10 Jahre ausreichend Platz für Daten und Backups der Arbeitsbereiche bietet. Ein zusätzliches Gerät, welches in einem anderen Haus steht, dient der kontinuierlichen Sicherung und kann bei einem Totalausfall einspringen.

Erläuterung

Der Betrieb eines neuen Netzwerkspeichers ermöglicht uns Datensicherheit.
Über eine wohl geordnete Nutzerverwaltung können wir zukünftig die Daten und den Zugriff darauf klar abgrenzen, sodass wir nicht aus Versehen Schaden anrichten.
Ein neues System bietet die Möglichkeit alte Versionen von Dateien wiederherzustellen, wenn man etwas kaputt gemacht hat.
Ausreichend Speicherplatz ermöglicht es auch Sicherungskopien (Backups) der Arbeitsbereichsrechner und persönlicher Daten zu machen. Wir schlagen 24 TerraByte vor.
(Optional) Auf dem Netzwerkspeicher könnten zentrale Dienste (Adressbuch, Wiki, kollaboratives Office) eingerichtet werden, die von allen Computer im Kommunenetz genutzt werden können.
Darüber hinaus können wir auf dem Netzwerkspeicher eine virtuelle Windowsmaschine laufen lassen, die es uns erlaubt Windowssoftware auf die wir nicht verzichten möchten sicher zu nutzen
Ein leistungsfähiges Gerät mit 24 TerryByte Speicher bietet ausreichend Platz. Das ist ungefähr 8-mal so viel, wie wir gerade Platz zur Verfügung haben. Ein zweites Gerät, um das erste zu sichern sorgt für Datensicherheit, falls es zu einem Hardwarefehler oder einer Havarie kommt.
Beide Geräte inklusive der Festplatten kosten circa 5000€.

2. Umstieg auf Linux in den Arbeitsbereichen

Wir steigen in den Arbeitsbereichen (die dies wünschen) auf Linux als Betriebssystem um, welches die derzeit in Nutzung befindlichen Betriebssysteme ablöst. Außerdem verwenden wir soweit möglich andere Freie Software beispielsweise Libre Office. Gunter und Marcus betreuen diesen Umstieg und warten auf Wunsch die entsprechenden PCs.

Erläuterung:

Ein Umstieg auf Linux würde uns aus der Abhängigkeit von Microsoft befreien. Regelmäßige Lizenzgebühren entfallen.
Auf Libre Office umzusteigen wird vermutlich an der ein oder anderen Stelle holprig, da alte Microsoftdokumente nicht immer korrekt dargestellt werden. Für Problemdokumente werden alternative Office Pakete installiert, die besser mit Microsoftformaten umgehen können.
Eine Zeit des Umlernes und Umgewöhnens wird nicht ausbleiben. Andererseits wäre ein Umstieg auf Windows 10 ebenfalls mit solch einer Phase verbunden.
Eine denkbare Alternative ist der Umstieg auf Windows 10. Gunter und Marcus wollen solch einen Schritt nicht unterstützen und stünden für die damit verbundene jahrelange Pflege und Problembehebung nicht zur Verfügung. Zum einen widerspricht dies unseren Werten bezüglich Datenschutz und Vorstellungen eines besseren Wirtschaftens. Zum anderen liegen unsere technischen Fähigkeiten eher im Bereich Linux. Hier sind wir außerdem lernbereit. Da Windows 10 außerdem höhere Hardwareanforderung hat, blieben Investionen in neue Computer oder Bauteile sehr wahrscheinlich nicht aus.
Es wird Fälle geben in denen wir auf die Nutzung unfreier Software wie tax oder stotax angewiesen sind. In diesen Fällen werden wir entweder a) diese Software unter Nutzung einer Emulation auf Linux zum Laufen bringen oder b) Windows 10 in einer virtuellen Maschine laufen lassen, auf die man zugreift, um diese Programme zu nutzen.

3. Buchhaltungssoftware

Bezüglich der Buchhaltungssoftware regen wir einen Austausch der Buchhaltenden an. Hier sind verschiedene Optionen, unter anderem der Umstieg auf eine freie Buchhaltungssoftware, möglich. Dies müssen aber diejenigen entscheiden, die dann damit arbeiten müssen.

Schlussworte

In unseren Augen ist jetzt eine günstige Gelegenheit sich von unfreier Software zu lösen. Damit einher gehen Unabhängigkeit, größere Sicherheit, aber sicher auch (temporäre) Bequemlichkeitseinbußen, weil eine Umgewöhnung stattfindet. Wir sprechen uns dafür aus IT-Fragen überlegt und absichtsvoll anzugehen und sich nicht alle Jahre wieder die Bedingungen der Firmen zu denen wir Abhängigkeiten eingegangen sind diktieren zu lassen.

Wir können gerne einen Infoabend über Datenschutz und Freie Software anbieten, um zu erläutern, warum wir sie im Allgemeinen für eine bessere Wahl und eine wünschenswerte gesellschaftliche Entwicklung halten.