Buchhaltung ist grob gesagt die Kategorisierung von Geldbewegungen. Da die Kommunekasse nur bereits versteuerte Einkommen enthält, müssen wir für sie keine Steuererklärung machen und sind völlig frei in der Wahl der Kategorien. Wir nutzen dabei solche, die für uns von Interesse sind. Zum Beispiel Miete, Lebensmittel, Autoreparaturen, Arbeitsbereichseinnahmen und so weiter. In der Sprache der Buchhaltung heißen diese Kategorien (Sach-)Konten. Buchhaltung besteht aus ganz vielen einzelnen Zuordnungen. Jede Bewegung auf einem Bankkonto oder der Barkasse wird einem (Sach)konto zugeordnet.

Die Buchhaltung der Kommunekasse enthält die Bewegungen der:

• Barkasse
• des Gemeinschaftskontos
• der Individualkonten

Sie enthält keine Informationen aus unserer Vermögensverwaltung, der Rente oder den Arbeitsbereichen.

Um dir die Buchhaltung anzuschauen brauchst du das Programm GnuCash. Ohne geht es nicht. Das Programm ist auf den Rechnern im Schreibbüro bereits installiert. An diesen PCs kannst dich direkt mit dem Konto Kommunekasse anmelden. Auf dem Desktop findest du eine Verknüpfung, die direkt GnuCash mit der richtigen Datei öffnet.

Wenn du von deinem PC die Kommunekasse anschauen willst, musst du erst noch es erst noch installieren. Das geht unter jedem Betriebssystem ein bißchen anders. Es sei hier anhand von Linux Mint erklärt, das auf vielen von euren Rechner läuft.

1. Öffne das Startmenü links unten, suche die Anwendungsverwaltung und klicke darauf.

2. Suche in der Anwendungsverwaltung nach GnuCash. Dort gibt es mehrere Einträge. Klicke auf denjenigen unter dem Flathub steht und installiere dieses.

3. Du kannst GnuCash nun aus der Startleiste öffnen.

Die Buchhaltungsdatei liegt auf dem Datengarten unter folgendem Pfad:

smb:datengarten/03-verwaltung/03-Kommunekasse/BuchhaltungGnuCash/Buchhaltung ab 2025/Kommunekasse ab 2025.gnucash

1. Navigiere in deinem Dateibrowser zu diesem Ort und doppelklicke auf die Datei.

2. Wenn eine Fehlermeldung auftaucht, die besagt, dass du keine exklusiven Zugriff auf die Datei hast, klicke auf Schreibgeschützt öffnen .

3. Für die gute Lesbarkeit der einzelnen Buchungen ist sehr hilfreich, wenn du folgende Einstellung vornimmst: Bearbeiten → Einstellungen → Voreinstellungen Kontobuch (fast ganz unten) → Nur letzten Kontonamen anzeigen (hier Haken setzen). Diese Einstellung ist im Schreibbüro schon vorgenommen.

4. Du solltest jetzt folgendes sehen. Der Kontenbaum ist noch eingeklappt. Aber dahinter verbergen sich die eigentlichen Konten.

5. Hier eine kurze Erläuterung was sich wo verbirgt und was es bedeutet. Achtung: Die Summen hinter den Konten sind Jahressummen.

AKTIVA - Alle Orte wo wir Geld haben und Forderungen, also Geld was noch jemand der Kommunekasse schuldet.

• BARVERMÖGEN - Hier verbergen sich alle Bankkonten und die Barkasse.
  • BARKASSE - Es werden nicht alle einzelnen Einträge aus dem Kassenbuch abgeschrieben. Hier tauchen nur größere oder solche Einträge auf die von besonderem Interesse sind. Der Rest wird als Summe monatlich gebucht. Interessiert dich hier mehr, musst du in die Kassenbuchblätter gucken.
• FORDERUNGEN - Wenn noch jemand bei uns Schulden hat.
• GELDTRANSIT - Das ist nur ein Zwischenkonto, wenn zum Beispiel wenn von einem Individualkonto etwas aufs Gemeinschaftskonto gebucht wird.

ANFANGSBESTAND - Kannst du ignorieren. Hier wurde der Zustand vom 31.12.2024 eingetragen, als die Buchhaltung zum 01.01.2025 verändert wurde.

AUFWENDUNGEN - Das sind unsere Ausgaben. Mit der Umstellung laut Entscheidung 1690 werden alle Ausgaben in gemeinschaftliche und individuelle unterteilt. Die Kategorien sind recht selbsterklärend.

AUSGLEICHKONTO EUR - Kannst du ignorieren.

ERTRÄGE - Das sind unsere Einnahmen. Auch hier sind die Kategorien recht selbsterklärend.

FREMDKAPITAL - Diese Konten führen Summen auf, die sich in der Kommunekasse befinden, aber von woanders stammen, also geliehen sind.

• Fremdkapital - Dieser nochmal gleichnamige Unterpunkt führt tendenziell Gelder auf, für die kein Vertrag besteht. Eingefrorenes Vermögen von Probezeitlern, Gäster, Geld des Kommune e.V. . Es gibt immer mal wieder Anlässe warum Gelder zwischen unseren Rechtsträgern hin und her geschoben werden. Das landet dann in einer dieser Konten.
• Verbindlichkeiten - Hier findet sich geliehenes Geld, was tendenziell durch einen Vertrag oder eine Entscheidung geliehen wurde. Renten und Mietschulden usw.

Der Kontenbaum kann aufgeklappt werden indem du auf den Pfeil neben einem Begriff klickst. Mitunter geht mehrere Ebenen so. In der jeweils untersten Ebene kannst du auf ein Konto klicken, dann öffnet sich eine Tabelle in der alle Buchungen untereinander dargestellt werden. Die Informationen entstammen in den meisten Fällen dem automatischen Abruf der Kontenumsätze von den Banken.

Das sieht dann anhand der Kategorie Urlaub so aus.

Diese Liste wirkt auf den ersten Blick vielleicht unübersichtlich. Daher hier zu jeder Spalte eine Erklärung.

Datum - Wann hat die Geldbewegung stattgefunden.

Nr. - Ignorieren

Beschreibung - Das stecken alle Informationen aus dem Kontoauszug drin. Leider ist die Spalte sehr lang und nicht immer ist ersichtlich an wen da Geld für was ging. Mitunter tauchen relevante Informationen mittem Kauderwelsch auf. Der Empfänger einer Überweisung oder Lastschrift befindet sich immer am Ende der Zeile getrennt durch ein Semikolon. Im markierten Beispiel sieht man, dass hier eine Jugendherberge Empfänger war. Gerade bei Onlinekäufen nutzen die Unternehmen allerdings Zahlungsdienstleister wie PayPal, Klarna oder so. Deren Betreffzeilen enthalten nicht immer das Unternehmen für das sie handeln. Dann lässt sich manchmal nur durch Nachfragen bei der Person herausfinden um was ging.

Buchen - Hier taucht immer das zweite Glied der Zuordnung auf. Im Beispiel befinden wir uns im Konto Urlaub. Dann tauchen dort die Individualkonten, das Gemeinschaftskonto oder die Barkasse auf.

Aufwand - Der Betrag der Ausgabe.

Ersattung - Es kommt immer mal wieder vor, dass sich die Summe einer Ausgabenkategorie mindert. Beispiele: Ein Familienmitglied bezahlt eine Ausgabe. Ein Einkauf wurde storniert und man bekommt sein Geld zurück. Man bringt Bargeld aus dem Urlaub zurück, was man nicht gebraucht hat. Dadurch erhöhen sich nicht Einnahmen, sondern die Ausgabe wird (wieder) weniger.

Saldo - Eine Gesamtsumme zum Zeitpunkt der Buchung in dieser Kategorie. ACHTUNG: Das sind Jahressummen.

Insgesamt ist die Ansicht recht ähnlich und entspricht im Prinzip dem was man sehen würde, wenn man die Kontoauszüge der Person anschauen würde.

• Unter Buchen steht jetzt die Kategorie der Panja die Geldbewegung zugeordnet hat.
• Einzahlung enthält Eingänge auf dem Bankkonto
• Auszahlung enthält Ausgänge von dem Bankkonto
• Saldo enthält den Kontostand zu diesem Zeitpunkt

Man beachte, dass hier immer mal wieder vorkommt, dass Panja Geld zwischen unseren Konten hin- und herüberweist, weil ja mit jeder Person vereinbart wurde, wie viel Geld sich dort aufhalten soll. Wenn es zu viel ist, kommt es weg. Wenn es zu wenig ist wird etwas draufgeschaufelt. Unter Buchen steht dann immer Geldtransit.