Diese Anleitung ist eine Notiz von Marcus. SIE IST VERALTET.
In meiner Verwantwortung liegen:
Die‘ Rote Rübe‘ ist ein Teil des Vereins Ökologie, Gesundheit und Bildung. Der Verein ist gemeinnützig. Der Wirtschaftsbetrieb Rote Rübe ist es nicht. Dieser wird daher getrennt betrachtet. Die Rote Rübe ist das institutionelle Dach für die folgenden Arbeitsbereiche:
Mitglieder der Arbeitsbereiche kaufen Güter und Dienstleistungen. Für die Bezahlung stehen ein Konto und eine Barkasse zur Verfügung.
Sofern keine Lastschrift für den Handelspartner vorliegt, obliegt es mir die Überweisung vorzunehmen. Hierzu erhalte ich die Rechnungen. Für die Überweisung ist folgendes Sparkassenkonto zu nutzen ….268.
Die beglichenen Rechnungen sind im Ordner „Rote Rübe Konto X. Halbjahr, XXXX (Jahreszahl)“ abzuheften.
Die Barkasse befindet sich im Tresor. Ein- und Ausgänge müssen durch eine schriftliche Notiz oder eine Rechnung nachvollziehbar sein. Mitlgieder der Arbeitsbereiche können sich Bargeld aus der Barkasse holen, um Dinge einzukaufen. In diesem Fall wird ein Zettel hinterlegt, der den Geldausgang dokumentiert. Sobald sie mit einer Rechnung und dem Rückgeld wiederkommen, kann dieser Zettel wieder entfernt werden, da der Kauf durch die Rechnung/den Kasselzettel dokumentiert ist und durch das Wechselgeld die Kasse stimmt. Die Barkasse wird regelmäßig über die Software lexware gebucht.
Die Barkasse sollte möglichst wöchentlich kontrolliert werden, um Unregelmäßigkeiten zu minimieren.
Das Bankkonto für die Rote Rübe befindet sich bei Sparkasse. Die Endziffern lauten 268. Für häufig genutzte Bankverbindungen existieren Vorlagen. In diesem Fall ist lediglich der Betrag und der Verwendungszweck zu ändern.
Einige Hofladenkunden werden regelmäßig mit Gemüsekisten versorgt. Diese Kunden erteilen uns ein Lastschriftmandat. Die Beträge werden einmal im Quartal abgebucht, sobald Hans eine diesbezügliche Rechnung geschrieben und uns gegeben hat. Die handschriftlichen Lastschriftmandate befinden sich jeweil im aktuellen Buchhaltungsordner für die Rote Rübe. Lastschriften werden Online im Portal der Sparkasse eingepflegt, sodass sie gesammelt bei Fälligkeit eingezogen werden können.
Die Barkasse wird ebenfalls mit der Software lexware gebucht. Barkasse und Bankkonto werden hierbei in der selben Buchungsliste erfasst. Es werden die selben Sachkonten verwendet. Die bar bezahlten Rechnungen werden im Ordner ‚RoRü 20XX (Jahr) Kasse‘ abgeheftet und mit einer laufenden Nummer versehen. Ein Kassensturz sollte wöchentlich stattfinden. Durch die Einnahmen aus dem Hofladen findet ein stetiger Zufluss an Bargeld statt. Dieses sollte gelegentlich auf das Konto bei der Sparkasse eingezahlt werden. Faustregel: 1000€ einzahlen und es bleiben noch mindestens 300€ in der Kasse aus denen sich die Kollektivisten der Arbeitsbereiche Auslagen wiederholen können. Für die Einzahlung auf das Konto wird der Automat in der Sparkassenfiliale benutzt. Benötigt wird die Karte auf Astrid Wolf. PIN ist nicht erforderlich.
Über das Konto und die Barkasse wird Buch geführt. Dazu wird gegenwärtig die Software Lexware genutzt. Hierzu wird jede Bewegung einem der bestehenden Sachkonten, des Kontenplans zugewiesen. Ein Sachkonto repräsentiert das für gleiche Zwecke bewegte Geld. z.B. Löhne, Kauf Material, empfangenes Honorar, Spenden, Verkauf Lebensmittel Hofladen, Gebühren, ect.
Die Buchführung hat regelmäßig stattzufinden. Für jeden Monat muss unabhängig vom Jahresabschluss für die Steuererklärung eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellt und abgeschickt werden. Diese muss bis zum 10. eine Monats für den vorletzten Monat abgeschickt werden. Also am 10. März spätestens für den Januar des selben Jahres.
Als Grundlage werden die Kontoauszüge genutzt. Hier werden den Ein- und Ausgängen vorliegende Rechnungen zugeordnet. Von uns ausgestellte bezahlte Rechnungen und an uns gestellte bezahlte Rechnungen werden zu dem jeweiligen Kontoauszug dazugeheftet.
Noch nicht zugeordnete Rechnungen befinden sich zu Beginn des jeweiligen Ordners.
Die Umsatzsteuer ist eine Steuer, die immer anfällt, wenn eine Ware oder Diensleistung verkauft wird. Sie wird auf das Entgeld aufgeschlagen und beträgt 19% desselben. Beispiel: Eine Ware kostet 100€. Darauf muss der Verkäufer dem Käufer 19% aufschlagen und dies auf der Rechnung ausweisen. Der Preis beträgt dann 119€.
Historisch wurde diese Steuer bei jeder Transaktion wieder neu aufgeschlagen, was bei einem Weiterverkauf von Waren zu einer kumulativen Steuer führt. Dies kann bei einzelnen Waren zu extrem hohen Steuersätzen führen. Daher wurde 1967 das Modell der Umsatzsteuer eingeführt, das sich Allphasen-Netto-Umsatzsteuer mit Vorsteuerabzug nennt. Dies bedeutet, dass Unternehmen ihre geleistete Steuer beim Einkauf von Gütern mit der erhobenem Steuer beim Verkauf von Gütern, die sie an das Finanzamt abführen müsste, miteinander verrechnen. Daher muss auch in der Buchhaltung der Umsatzsteuersatz (die %-Höhe) separat notiert werden. Die geleistete und erhobene Steuermenge wird monatlich verrechnet und an das Finanzamt übermittelt.
Für die Rote Rübe sind folgende Aspekte zu beachten:
Es wird eine Gewinn- und Verlustrechnung für jede Kostenstelle (Arbeitsbereiche) separat und für die Rote Rübe insgesamt erstellt.
Insgesamt: lexware: Berichte/Asuwertung/Bilanz Standard → an die Arbeitsbereiche
nach Kostenstelle: Berichte/Auswertung/Alle Kostenstellen nach Sachkonten lang → an die Arbeitsbereiche
31.03.
30.06.
30.09.
31.12.