Diese Anleitung ist eine Notiz von Marcus. SIE IST VERALTET.

1. Übersicht

In meiner Verwantwortung liegen:

Zahlungsverkehr

Buchhaltung

Umsatzsteuervoranmeldung

Die‘ Rote Rübe‘ ist ein Teil des Vereins Ökologie, Gesundheit und Bildung. Der Verein ist gemeinnützig. Der Wirtschaftsbetrieb Rote Rübe ist es nicht. Dieser wird daher getrennt betrachtet. Die Rote Rübe ist das institutionelle Dach für die folgenden Arbeitsbereiche:

Gemüsebau

Hofladen

Hühner

Obstmanufaktur

Samenbau

2. Zahlungsverkehr

Mitglieder der Arbeitsbereiche kaufen Güter und Dienstleistungen. Für die Bezahlung stehen ein Konto und eine Barkasse zur Verfügung.

Konto

Sofern keine Lastschrift für den Handelspartner vorliegt, obliegt es mir die Überweisung vorzunehmen. Hierzu erhalte ich die Rechnungen. Für die Überweisung ist folgendes Sparkassenkonto zu nutzen ….268.

Die beglichenen Rechnungen sind im Ordner „Rote Rübe Konto X. Halbjahr, XXXX (Jahreszahl)“ abzuheften.

Barkasse

Die Barkasse befindet sich im Tresor. Ein- und Ausgänge müssen durch eine schriftliche Notiz oder eine Rechnung nachvollziehbar sein. Mitlgieder der Arbeitsbereiche können sich Bargeld aus der Barkasse holen, um Dinge einzukaufen. In diesem Fall wird ein Zettel hinterlegt, der den Geldausgang dokumentiert. Sobald sie mit einer Rechnung und dem Rückgeld wiederkommen, kann dieser Zettel wieder entfernt werden, da der Kauf durch die Rechnung/den Kasselzettel dokumentiert ist und durch das Wechselgeld die Kasse stimmt. Die Barkasse wird regelmäßig über die Software lexware gebucht.

Die Barkasse sollte möglichst wöchentlich kontrolliert werden, um Unregelmäßigkeiten zu minimieren.

Bankkonto

Das Bankkonto für die Rote Rübe befindet sich bei Sparkasse. Die Endziffern lauten 268. Für häufig genutzte Bankverbindungen existieren Vorlagen. In diesem Fall ist lediglich der Betrag und der Verwendungszweck zu ändern.

Einige Hofladenkunden werden regelmäßig mit Gemüsekisten versorgt. Diese Kunden erteilen uns ein Lastschriftmandat. Die Beträge werden einmal im Quartal abgebucht, sobald Hans eine diesbezügliche Rechnung geschrieben und uns gegeben hat. Die handschriftlichen Lastschriftmandate befinden sich jeweil im aktuellen Buchhaltungsordner für die Rote Rübe. Lastschriften werden Online im Portal der Sparkasse eingepflegt, sodass sie gesammelt bei Fälligkeit eingezogen werden können.

Regelmäßige Zahlungen

Miete Unterstand - ist als Dauerauftrag von 2021-2035 eingerichtet, Im Anschluss daran sagt der Vertrag sei die Nutzung kostenlos

3. Buchführung

Barkasse

Die Barkasse wird ebenfalls mit der Software lexware gebucht. Barkasse und Bankkonto werden hierbei in der selben Buchungsliste erfasst. Es werden die selben Sachkonten verwendet. Die bar bezahlten Rechnungen werden im Ordner ‚RoRü 20XX (Jahr) Kasse‘ abgeheftet und mit einer laufenden Nummer versehen. Ein Kassensturz sollte wöchentlich stattfinden. Durch die Einnahmen aus dem Hofladen findet ein stetiger Zufluss an Bargeld statt. Dieses sollte gelegentlich auf das Konto bei der Sparkasse eingezahlt werden. Faustregel: 1000€ einzahlen und es bleiben noch mindestens 300€ in der Kasse aus denen sich die Kollektivisten der Arbeitsbereiche Auslagen wiederholen können. Für die Einzahlung auf das Konto wird der Automat in der Sparkassenfiliale benutzt. Benötigt wird die Karte auf Astrid Wolf. PIN ist nicht erforderlich.

Bankkonto

Über das Konto und die Barkasse wird Buch geführt. Dazu wird gegenwärtig die Software Lexware genutzt. Hierzu wird jede Bewegung einem der bestehenden Sachkonten, des Kontenplans zugewiesen. Ein Sachkonto repräsentiert das für gleiche Zwecke bewegte Geld. z.B. Löhne, Kauf Material, empfangenes Honorar, Spenden, Verkauf Lebensmittel Hofladen, Gebühren, ect.

Die Buchführung hat regelmäßig stattzufinden. Für jeden Monat muss unabhängig vom Jahresabschluss für die Steuererklärung eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellt und abgeschickt werden. Diese muss bis zum 10. eine Monats für den vorletzten Monat abgeschickt werden. Also am 10. März spätestens für den Januar des selben Jahres.

Als Grundlage werden die Kontoauszüge genutzt. Hier werden den Ein- und Ausgängen vorliegende Rechnungen zugeordnet. Von uns ausgestellte bezahlte Rechnungen und an uns gestellte bezahlte Rechnungen werden zu dem jeweiligen Kontoauszug dazugeheftet.

Noch nicht zugeordnete Rechnungen befinden sich zu Beginn des jeweiligen Ordners.

Mehrwert/Umsatzsteuer mit Vorsteuerabzug

Die Umsatzsteuer ist eine Steuer, die immer anfällt, wenn eine Ware oder Diensleistung verkauft wird. Sie wird auf das Entgeld aufgeschlagen und beträgt 19% desselben. Beispiel: Eine Ware kostet 100€. Darauf muss der Verkäufer dem Käufer 19% aufschlagen und dies auf der Rechnung ausweisen. Der Preis beträgt dann 119€.

Historisch wurde diese Steuer bei jeder Transaktion wieder neu aufgeschlagen, was bei einem Weiterverkauf von Waren zu einer kumulativen Steuer führt. Dies kann bei einzelnen Waren zu extrem hohen Steuersätzen führen. Daher wurde 1967 das Modell der Umsatzsteuer eingeführt, das sich Allphasen-Netto-Umsatzsteuer mit Vorsteuerabzug nennt. Dies bedeutet, dass Unternehmen ihre geleistete Steuer beim Einkauf von Gütern mit der erhobenem Steuer beim Verkauf von Gütern, die sie an das Finanzamt abführen müsste, miteinander verrechnen. Daher muss auch in der Buchhaltung der Umsatzsteuersatz (die %-Höhe) separat notiert werden. Die geleistete und erhobene Steuermenge wird monatlich verrechnet und an das Finanzamt übermittelt.

Zur Handhabung in der Roten Rübe

Für die Rote Rübe sind folgende Aspekte zu beachten:

Die Arbeitsbereiche werden nicht gleich behandelt.

Obstmanufaktur und Hofladen führen die üblichen Sätze ihrer erhobenen Steuer an das Finanzamt ab. Beim Einkauf werden die auf Rechnung notierten Steuermengen in der Buchhaltung festgehalten.

Gemüse, Hühner und Samenbau leisten gegenüber dem Finanzamt keine Umsatzsteuer. Obwohl diese Bereiche also beim Einkauf von Gütern 19% Umsatzsteuer zahlen, wird diese nicht in der Buchhaltung vermerkt. Beim Verkauf selbst produzierter Waren werden auf den Rechnungen 10,7% Umsatzsteuer vermerkt. Diese wird aber nicht an das Finanzamt bezahlt. Daher findet auch keine Verrechnung mit den gezahlten Steuern bei Einkäufen statt.

Verschiedene Güter haben unterschiedliche Mehrwertsteuersätze. Diese gilt es bei gekauften und verkauften Rechnungen bzw. Buchungen zu berücksichtigen

0% Porto (vollständige Liste)

7% Lebensmittel, Bücher, lebende Pflanzen (vollständie Liste)

10,7 selbst produzierte landwirtschaftliche Güter von Gemüse, Hühnern und Samenbau (oder andere Betriebe mit gleicher Besteuerungsgrundlage)

19% alles andere

Steuersätze für Versicherungen sind nicht einheitlich, siehe Rechnung

Spezialitäten beim Buchen

Löhne → 37203

Krankenversicherungen → 37203

Elkershausen splitten nach 7%, Leergut zu 19% und Erlösen aus Leergut zu 19%

Abokisten splitten

Miete für den Gefrierraum = Kostenstelle Obst

Miete an Kommune e.V. - Vorlage „Miete neu“ benutzen, diese splittet entsprechend den Kostenstellen/Arbeitsbereichen

Am Anfang des Jahres beachten

In lexware ist ein neues Jahr anzulegen. Datei - Neu - Buchungsjahr. Haken an Salden übernehmen. Weiter bis zum Ende durchklicken.

Am Ende des Monats beachten

folgende Sachkonten müssen zum Ende eines Monats ausgeglichen sein

37203 - Verbindlichkeiten aus Lohn- und Gehalt

14603 - Geldtransit (wird genutzt, um Bargeld aus der Kasse auf das Konto zu buchen)

13703 - genutzt für durchlaufende Posten

Löhne und Sozialabgaben (Arbeitgeberanteil) vom Konto Verbindlichkeiten aus Lohn- und Gehalt 37203 auf die entsprechenden getrennt nach den Arbeitsbereichen auf 60103 (Löhne) und 61103 (gesetzliche soziale Aufwendungen). Lisa erstellt einen internen Beleg. Dieser Beleg ist im Abschnitt interne Belege des aktuellen RoRü-Ordner abzuheften.

Auswertung nach Sachkonten (lang) für Kostenstelle Gemüse an Maura schicken

Am Ende des Quartals beachten

Es wird eine Gewinn- und Verlustrechnung für jede Kostenstelle (Arbeitsbereiche) separat und für die Rote Rübe insgesamt erstellt.

Insgesamt: lexware: Berichte/Asuwertung/Bilanz Standard → an die Arbeitsbereiche

nach Kostenstelle: Berichte/Auswertung/Alle Kostenstellen nach Sachkonten lang → an die Arbeitsbereiche

31.03.

30.06.

30.09.

31.12.

Am Ende des Jahres beachten

Von Christine erfragen wie hoch die Einnahmen durch den Verkauf unserer Eier im Hofladen waren und wie hoch der Beitrag des Hofladen zur SoLaWi war. Beide Beträge werden so gebucht, dass das Konto Wareneinkauf mit Kostenstelle Hofladen erhöht wird. Diese Betrag landet auf dem Konto Durchlaufende Posten. Im Anschluss wird in jeweils einer Buchung derselbe Betrag vom durchlaufenden Konto als Erlös eigener Waren mit Kostenstelle Hühner (für die Eier) und SoLaWi (für die SoLaWi Anteile) gebucht. Es erhöhen sich also die Ausgaben des Hofladens und es steigen die Einnahmen der ABs Hühner und SoLaWi.